Membres - Inspection professionnelle
Inspection professionnelle des membres de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec
Chaque ordre professionnel est régi par le Code des professions et a pour mission d’assurer la protection du public. Partant du principe que les membres sont plus qualifiés que des tiers ou le public pour évaluer la pratique de leurs pairs, le programme de surveillance de l’Ordre est donc assuré par des conseillers et conseillères d’orientation (c.o.).
En conformité avec l’article 12 du Règlement sur le comité d’inspection professionnelle de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec, le comité d’inspection professionnelle (CIP) élabore, à chaque année, le Programme de surveillance de la pratique professionnelle des conseillers et conseillères d’orientation, qui doit ensuite être adopté par le conseil d’administration (CA). Ce programme constitue donc le cadre de référence pour les activités de l’équipe de l’inspection professionnelle.
Une obligation professionnelle
L’inspection professionnelle constitue une obligation à respecter pour les membres de l’Ordre. Elle a pour objectif de vérifier la conformité de leur pratique aux lois, règlements et normes en vigueur. Elle vise également à prévenir les préjudices au public, à maintenir les compétences des membres à jour ainsi qu’à soutenir l’amélioration continue de leur pratique. Le processus d’inspection professionnelle s’appuie sur un référentiel constitué du Profil des compétences générales des conseillers d’orientation ainsi que des règlements applicables tels que le Code de déontologie des conseillers et conseillères d’orientation et le Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec. Dans le cadre du processus d'inspection, les échanges avec le personnel de l'équipe de l'inspection professionnelle s'effectuent via la plateforme Espace compétence (où vous aurez aussi accès à la documentation nécessaire, comme le questionnaire d'autoanalyse).
L’équipe de l’inspection professionnelle
Pour réaliser ce mandat essentiel lié à sa mission de protection du public, l’Ordre peut compter sur une équipe chevronnée.
- Les inspecteurs, qui réalisent les inspections et évaluent la conformité de la pratique ainsi que la compétence des membres.
- Le comité d’inspection professionnelle (CIP), qui analyse les rapports d’inspection et rend des décisions à propos de la conformité, des suivis, des améliorations et des mesures correctives à mettre en place, le cas échéant.
- La responsable de l’inspection professionnelle, qui coordonne les activités des inspecteurs et du CIP.
- L’adjointe à l’inspection professionnelle, qui offre un soutien technique et administratif à l’équipe.
Réalisé avec la plus haute rigueur, le processus de l’inspection professionnelle se veut aussi flexible et constructif. Puisque chaque secteur d’activités des c.o. possède ses spécificités – tout comme le milieu de travail où ils exercent –, ce processus est donc adapté à chaque contexte de pratique, dans l’optique de soutenir le développement professionnel des membres.
Étapes du processus d’inspection professionnelle
Obligation à laquelle les membres de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ) doivent se soumettre, l’inspection professionnelle est un processus qui se déroule par étapes, de manière flexible, rigoureuse et constructive. Puisque les pratiques et les milieux de travail varient en fonction des c.o., ce processus est donc adapté à chaque contexte afin de soutenir les membres dans leur développement professionnel. Il s’agit aussi d’un moment privilégié pour faire le point sur les compétences acquises et celles à développer ainsi que pour effectuer un bilan de sa pratique en vue de cibler les activités de formation continue permettant de répondre à ses besoins.
L’équipe de l'inspection professionnelle accompagne les membres vers l’atteinte des objectifs suivants :
• identifier leurs lacunes et mettre en place des correctifs afin de respecter les lois, règlements et normes qui s’appliquent à chaque situation ;
• identifier leurs forces et leurs points de vigilance en lien avec leurs compétences professionnelles ;
• déterminer un plan de développement adapté à leurs forces, leurs points de vigilance, leur clientèle et leur contexte de pratique ;
• améliorer certains aspects de la pratique grâce à des conseils et suggestions ;
• prendre connaissance et approfondir leur maîtrise des différents outils à leur disposition (guides de pratique, modèles décisionnels, lois, règlements, etc.).
Généralement, un membre peut s’attendre à être inspecté à chaque 5 ou 10 ans. À noter que tous les membres « juniors » (exerçant depuis moins de 3 ans) doivent passer par le processus de l'inspection professionnelle, qui leur offre un accompagnement dans leurs premières années de pratique. La majorité des membres inspectés mentionne avoir apprécié l’expérience, et ce, malgré la crainte éprouvée à la réception de l’avis d’inspection.
Programme de surveillance 2024-2025
Consultez ces deux articles sur l’inspection professionnelle dans notre magazine
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1. Questionnaire d’autoanalyse
1. Questionnaire d’autoanalyse
En vertu des normes du Programme de surveillance de la pratique professionnelle des conseillers et conseillères d’orientation, des membres sont sélectionnés à chaque année pour l’inspection professionnelle. À titre de première étape, ils reçoivent un questionnaire d’autoanalyse, qui doit être dûment rempli et renvoyé dans un délai de 30 jours. Une fois reçu, ce questionnaire fait l’objet d’une analyse conjointe par un inspecteur et la chargée d’affaires professionnelles responsable de l’inspection, à partir de critères prédéfinis. Pour le membre, cette étape est l’occasion de réaliser une réflexion approfondie sur sa pratique professionnelle et d’établir une base de référence pour la visite d’inspection, le cas échéant.
L’Ordre recommande aux membres de mettre à jour leur sommaire d’activités de formation continue avant de renvoyer leur questionnaire d’autoanalyse. La mise à jour de ce sommaire doit être effectuée en continu, car il n’est pas possible de modifier les contenus des années précédentes. À noter que la période de référence pour l’inscription des activités de formation continue est du 1er avril au 31 mars.
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2. Visite d’inspection
2. Visite d’inspection
Après l’analyse du questionnaire rempli par le membre, une visite d’inspection peut s’avérer nécessaire. Le membre reçoit alors une notification par courriel lui expliquant qu’une visite d’inspection est exigée pour un complément d’informations. L’inspecteur en charge de cette visite communique ensuite avec le membre afin de déterminer la date, l’heure et la modalité de la rencontre (en présentiel, dans le bureau du membre, ou en virtuel, c’est-à-dire la « télé-inspection »). Un avis officiel, incluant des renseignements complémentaires à l’inspection, est aussi envoyé par l’inspecteur avant la date prévue de la visite.
D’une durée approximative de 3 heures, la visite d’inspection professionnelle porte sur des éléments relatifs aux lois, aux règlements (notamment le Code de déontologie des conseillers et conseillères d’orientation) et aux guides de pratique de l’Ordre. La plupart du temps, l’inspecteur devra consulter certains dossiers des clients du membre et il lui posera des questions à propos de ses conditions de pratique et des services qu’il offre au public.
À la suite de cette visite, l’inspecteur peut demander l’accès à d’autres documents. S’il le juge nécessaire, il peut aussi effectuer une visite de suivi, afin de compléter le processus. Un rapport d’inspection professionnelle est rédigé pour chaque visite ou pour chaque analyse de documents.
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3. Étude du dossier par le comité d’inspection professionnelle
3. Étude du dossier par le comité d’inspection professionnelle
L’un des mandats importants du comité d’inspection professionnelle (CIP) de l’Ordre consiste à étudier les rapports soumis par les inspecteurs après leur visite d’inspection. Les membres du CIP doivent donc statuer sur la conformité de la pratique du membre inspecté en lien avec les normes en vigueur, en tenant compte du contexte spécifique de sa pratique. Différentes conclusions sont possibles à la suite de cette analyse : l’adoption du rapport d’inspection (pratique jugée conforme), la détermination de correctifs à mettre en place par le membre ou la formulation de recommandations à lui soumettre.
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4. Envoi du rapport d’inspection
4. Envoi du rapport d’inspection
Une fois adopté par le CIP, le rapport d’inspection professionnelle est envoyé au membre inspecté. Ce dernier contient les observations de l’inspecteur, les recommandations émises par le CIP ainsi que sa décision finale concernant la conformité de la pratique du membre. Si la pratique est jugée partiellement conforme ou non conforme, le CIP peut alors exiger des procédures supplémentaires. Lorsque la pratique est jugée conforme, le processus d’inspection professionnelle est terminé.
Comment se préparer à l’inspection ?
En vertu du Règlement sur le comité d’inspection professionnelle de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec, tout membre faisant l’objet d’une visite d’inspection devra donner accès aux éléments suivants : dossiers des clients, livres, registres et autres documents relatifs à sa pratique. Par conséquent, assurez-vous que tous les documents pertinents soient disponibles le jour de la visite d’inspection.
À titre indicatif, voici quelques exemples d’éléments que l’inspecteur pourrait consulter :
- vos dossiers, actifs ou inactifs, des 5 dernières années (dossiers individuels, de groupe, de supervision, organisationnels et de projets) ;
- votre portfolio réflexif dans Espace compétence (démarche de réflexion et de planification de vos activités de formation continue) ;
- votre sommaire d’activités de formation continue (à jour) dans Espace compétence ;
- un document qui présente vos services professionnels ou le programme pour lequel vous fournissez vos services, le cas échéant ;
- les canevas, modèles ou schémas que vous utilisez pour la saisie d’informations, la démarche d’évaluation en orientation, la prise de notes évolutives et la rédaction de rapports, le cas échéant ;
- vos formulaires de consentement libre et éclairé et d’autorisation de transmission d’informations à un tiers ;
- une liste des instruments utilisés (tests, questionnaires, inventaires, outils maison, etc.) ;
- tout autre document qui vous semble pertinent.
Programme de surveillance de la pratique professionnelle des conseillers et conseillères d’orientation
Chaque année, le comité d’inspection professionnelle (CIP) élabore son Programme de surveillance de la pratique professionnelle des conseillers et conseillères d’orientation, en conformité avec l’article 12 du Règlement sur le comité d’inspection professionnelle de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec. Ce programme est adopté par le conseil d’administration de l’Ordre et est mis en œuvre par l’équipe de l’inspection professionnelle.
Sélection des membres à inspecter
Pour l’année 2024-2025, le CIP compte inspecter 200 membres (environ 8 % des membres de l’Ordre).
- Environ 100 membres dits « juniors » (membres depuis moins de 3 ans);
- Environ 100 membres dits « réguliers » (membres depuis plus de 3 ans);
- Environ 5 inspections particulières sur la compétence (ce nombre est approximatif en raison de la nature imprévisible des demandes d’inspection particulière).
Comité d’inspection professionnelle
Mandat
En vertu de l’article 109 du Code des professions, le comité d’inspection professionnelle (CIP) est mandaté par le conseil d’administration (CA) à titre de comité statutaire de l’Ordre. Son mandat consiste à surveiller l’exercice de la profession par les conseillers et conseillères d’orientation (c.o.) et à procéder à des inspections particulières sur la compétence professionnelle de ces derniers.
Fonctions
- Surveiller l’exercice de la profession à travers le processus d’inspection professionnelle, notamment par la vérification des dossiers, des livres, des registres et de l’équipement relatifs à la pratique ainsi qu’aux conditions d’exercice des membres.
- Procéder à des inspections – via le travail des inspecteurs – portant sur la compétence professionnelle (inspection particulière) et, si nécessaire, informer le syndic lorsqu’il a des motifs raisonnables de croire qu’un professionnel a commis une infraction.
- Soumettre des recommandations au comité d’accès à l’exercice de la profession de l’Ordre (CAEP) – auquel le CA a délégué ses pouvoirs d’imposition – concernant l’imposition d’un stage ou d’une formation (ou les deux) à un membre inspecté.
- Soumettre des recommandations au CAEP concernant la suspension et la limitation du droit d’exercice d’un membre inspecté, jusqu’à ce que ce dernier ait complété avec succès la formation ou le stage imposés.
- Transmettre le rapport annuel de ses activités au CA, incluant les recommandations basées sur ses observations et ses constats relatifs à la protection du public et à la pratique des membres.
- Élaborer le Programme de surveillance de la pratique professionnelle des conseillers et conseillères d’orientation, qui doit être adopté annuellement par le CA.
Composition
Le CIP est composé de 5 membres, dont un (1) président. Il est assisté par un (1) secrétaire et des inspecteurs, qui sont nommés par le conseil d’administration de l’Ordre. Pour être nommé au CIP, il faut être membre de l’Ordre depuis au moins 7 ans. La durée des mandats est de 2 ans pour les membres réguliers du CIP et de 3 ans pour son président. Ces mandats sont renouvelables jusqu’à la démission, le remplacement ou la radiation d’un membre, le cas échéant.
Pour connaitre les membres du CIP, consultez cette page.